【コスト削減事例集】リンクモア×S大学

【コスト削減事例集】リンクモア×S大学

ありとあらゆる営利団体は、経営をするうえで「コスト(経費)」が必ず発生します。経営に必要とされるコストは「原材料」や「売上原価」といった製品・サービスの製造にまつわるものから、「光熱費」や「設備保守費用」といったものが含まれます。 

今回ご紹介するS大学のコスト改善事例では、「電力」「複合機」「プリンター」「事務用品」「エレベーター・エスカレーター保守」にフォーカスしてコスト改善が実施されました。 

コスト改善を担当したのは、全国の数多くの企業でコスト改善実績を持つ株式会社リンクモアです。この記事ではリンクモアがS大学と実施した間接経費のコスト改善プロジェクトの詳細についてご紹介します。

 

リンクモアのコスト改善サービス

 

 

リンクモアでは、製品・サービスの機能を維持させたまま必要コストを下げる「コスト改善」サービスを提供しています。過去の支援実績、独自のリサーチを根拠とした、「他社がどれくらいの価格で品目を契約しているか」というデータベースと、徹底した分析・調査で原価構造を把握する情報力がリンクモアのコスト改善サービスの強みです。

 

サービス概要

あらゆる企業や組織にとって、コストの削減は大きな課題です。しかし、一般に、コスト削減は現状の「品質」や「使用量」を下げることで実現されることが多く、闇雲なコスト削減は社員のモチベーション・生産性の低下につながったり、製品・サービスの品質や顧客満足度の低下につながったりするリスクがあります。

そこで、リンクモアは企業が事業を展開する中で発生する、さまざまな経費の価格適正化を図るサービスを展開し、「コスト削減」ではなく「コスト改善」によって現状を維持したまま、コストを低減させるサポートを行います。 

サービスでは、現状の取引を継続して「単価」のみを改善することで品質を担保することを優先しており、報酬は成功報酬型なので金銭的リスクがない状態でコスト改善を図ることができます。交渉は、相対交渉で進めるため、取引先との関係性を保ったままコスト改善が可能です。 

リンクモアのコスト改善が可能な3つの理由は以下の通りです。 

・情報力:数多くの支援実績に基づく価格情報・対象となる経費の業界知識・全国の同業他社の取引条件
・分析力:支援実績に基づく分析ツール・オリジナルデータベース所有・効率的な削減効果
・交渉力:支援実績に基づく交渉経験・稟議が上がりやすいツール・関係性に配慮したトーク

リンクモアはコスト改善において国内トップクラスの実績を有し、特に多店舗型事業顧客では高いシェアを獲得しています。

 

サービスの種類

コスト改善サービスは、「バックオフィス代行サービス」と「交渉代行サービス」の2つのタイプを提供しています。今回ご紹介するS大学では、交渉代行サービスによって設備費などの価格を適正化しました。 

バックオフィス代行サービスでは、リンクモアでクライアントの事業の現状調査・戦略立案・適正値算出・交渉設計を行います。取引先との交渉は、クライアントのコスト改善プロジェクト担当者に実施していただきます。バックオフィス型でコスト改善プロジェクトを実施するメリットは、コスト改善のノウハウを社内に蓄積できる点です。 

交渉代行サービスは、リンクモアの社員がクライアントの社員として各取引先と直接交渉をしてコスト改善を行うサービスです。交渉代行型のメリットは、クライアント側がコスト改善プロジェクトの工数を大幅に削減できる点にあります。

>>リンクモアのコスト改善サービスの詳細はこちら

 

S大学のコスト削減

コスト改善の最終目的は、必要以上に発生していたコストを見直して、得られる利益を増やすことです。これからご紹介するS大学のコスト改善プロジェクトは、大学の設備にかかっていた間接経費をリンクモアが見直し交渉を行ったものです。 

このプロジェクトでリンクモアは、S大学のさまざまな経費の価格適正化を行うために、S大学を代行する形で取引先と取引額改善の交渉を行いました。

 

事例概要

S大学のコスト改善プロジェクトのコスト改善で重要となるのが、経営を圧迫する「間接経費」です。間接経費とは、大学の経営に必要な出費ですが、教育事業の成果には直接関係のない費用のことです。今回の事例でも以下のような間接経費がコスト改善の品目として挙げられました。 

・電力
・複合機
・プリンター
・EV/ES保守 

なぜこのような品目の間接経費の見直しがコスト改善につながるかというと、間接経費の契約・取引内容が「適正価格」になっていない場合があるためです。間接経費の契約・取引内容の詳細が市場に出回ることはほぼなく、適正価格が「ブラックボックス化」しています。そのため、間接経費が経営を圧迫しているケースは多いのです。 

しかし、単なるコスト削減では取引品目の品質を落としてしまいます。品質の低下で大学利用者の業務効率やモチベーションを低下させることは、さまざまな弊害をもたらすうえに、業務効率を低下させてしまいます。 

そこで、現状の取引を継続し、「単価」のみを改善させて品質を担保するという当社の強みにより、間接経費を適正価格にしたうえで、利用している品目は現状を維持した状態でのコスト改善に成功しました。

 

コスト削減までの流れ

コスト改善プロジェクトは、クライアントとのキックオフミーティングからはじまり、約3~4ヶ月でコスト改善を実現します。コスト改善プロジェクトは、以下のようなフローで行われます。 

 

1.キックオフミーティング

取引先との改善価格・交渉順序などの「共通目標」を設定、プロジェクト完了までの「スケジュール」等を双方で共有します。

 

2.現状調査

クライアントの管理部門担当者と綿密なミーティングを行い、現状の取引内容や取引経緯、背景をヒアリングします。
そのうえで、各取引先に現状の取引内容および取引金額を改めてヒアリングを実施します。

 

3.戦略立案

リンクモアが「交渉戦略」を立案します。過去の取引実績の「品目ノウハウ」とあわせて共有、クライアントと相談を行いながら戦略立案します。

 

4.交渉

各取引先に交渉を実施します。リンクモアでその都度「交渉設計」を行い、交渉面談のたびにクライアントには詳細な面談内容の報告を行い、相談を重ねたうえで交渉を進めます。

 

5.報告会

複数のシミュレーションを含めて、交渉の結果をクライアントに報告します。
プロジェクトの最終的な意思決定を行うのはこのフェーズです。

 

S大学のコスト削減品目の詳細

それでは、実際にリンクモアとS大学が実施したコスト改善プロジェクトの詳細をご紹介します。S大学では複数の間接経費を見直したほか、取引先との条件交渉・選択肢の整理などを中心に行いました。

 

電力

電力費用は間接経費に占める割合が大きく、改善できればコスト改善に大きな効果があります。S大学と契約している電力会社との間で現状の情報整理と提案を行い、S大学にて過去に見直しをされた料金から約11%の改善交渉に成功しました。 

取引先:A社・B社
改善前・年間電力料金(燃調費再エネ賦課金除く):¥233,829,144
改善額:¥13,990,771〜¥26,530,361 

既存取引先のA社とB社との契約を維持する案では、2社併用の場合A社からは改善率6.0%、見込み改善額¥13,990,771のシミュレーション回答があり、A社に電力取引を集約させるプランでは、2社と取引を維持していた場合よりも改善率が11.3%と高く、見込み改善額が¥26,530,361となりました。

一方、B社から「契約見直しから経過時間が短く、契約環境的に追加で新規の契約がないと見直しが困難である」という回答を受けます。

また、電力をC社に切り替えた場合のシミュレーションを行い、見込み改善額¥23,370,219、改善率10.0%という回答を得ました。 

各社からの提案額を整理したうえでの結論は、B社との解約料金を鑑みても電力料金取引先をA社に集約することがコスト改善に最も合理的という判断に至りました。 

なお、電力コスト改善の前提として認識しなければならないのが「燃料調整額」「再エネ賦課金」の考え方です。燃料費調整額はコモディティ市場動向に左右され、再エネ賦課金は経済産業省主導で決定されるため改善・見直しの余地がありません。

つまり、取引先の電力会社の経営努力でコントロールすることができないということです。したがって、電力費のコスト見直しの対象となるのは、電力コスト構成内訳の中の「基本料金・従量料金・割引」になります。

 

複合機

複合機では、機器の入れ替えや解約金を加味したうえで、取引先を集約することで18%のコスト改善に成功しました。 

取引先:D社・E社
改善前金額(年間):¥19,005,111(D社:¥9,608,161/E社:¥9,396,950)
改善額:¥1,680,165〜¥3,418,322
改善率:8.8%〜18.0% 

既存取引先2社との契約を維持するシミュレーションとE社に契約を集約させるシミュレーションを作成し、情報を整理しました。

まず、複合機は法定償却年数が5年で設定されているため、機器の入れ替えが発生します。2020年3月末時点で、D社の複合機53台中5年経過しているものは43台あり、2020年12月までで見ると全台が5年以上経過する状況にありました。つまり、既存取引を維持する場合でも、機器の入れ替えが発生することは不可避の状況だったのです。このまま既存取引先を変えずD社から複合機を新規で購入すると、約¥30,121,500円の機器代金が発生する試算です。 

また、D社の解約金が発生する複合機は9台ある状況ですが、それらすべての複合機は1年自動更新のレンタル契約のものでした。2020年3月時点で解約をした場合は約211万円の解約金が発生しますが、1年以内にすべての契約満期を迎えるため、満期のタイミングで順次解約すれば解約金が0円になります。 

以上の要件を加味し、定期的に複合機の入れ替えが必要という前提であれば、改善率が高いE社に複合機の取引を集約することが合理的と判断。表面的な金額だけではなく、複合的な視点でコスト改善を行いました。

 

プリンター

プリンターは、改善率の大きさだけでなく、解約や機器の入れ替え費用の元が取れるまでの長期的な視点に基づいた判断を行い、9.9%の改善交渉に成功しました。 

取引先:F社
改善前金額(年間):¥25,495,750
改善額:¥2,536,064〜¥4,792,105
改善率:9.9%〜18.8% 

プリンターは、既存取引先のF社と複合機でも提案を受けていたE社の2社の提案をもとにシミュレーションを行いました。注意点として、両社は異なる方式でコスト提案を行っており、F社は固定金額で年間メンテナンスを行う提案、E社は使用枚数に応じたカウンター提案です。メンテナンス対応の提案も両社異なり、F社は改善前の土日対応を平日対応に変更前提の提案で、E社は日曜日以外対応という回答でした。

改善額で両社を比較するとF社が2,536,064万円・改善率9.9%、E社が4,792,105万円・改善率18.8%と、E社の提案がよりコスト改善につながるように見えます。しかし、F社のプリンターは購入から間もなく、2020年3月時点ですべてのプリンターをE社から購入しなおすことは、既存プリンターの莫大な機会損失です。 

さらに、イニシャルコストや機器入れ替えの工数も発生するためE社との取引は現実的ではなく、改善額の差額200万円と新たに発生するコストを相殺するまでに5年以上の時間を費やすため、既存のF社とのコスト見直しを選択しました。

 

エレベーター/エスカレーター保守

想定していた通り、メーカー系と独立系の価格差が非常に大きい分野であり、品質差の客観的な根拠はないと判断。リスクリワードのバランスを鑑みつつ、37~60.8%のコスト改善が可能となるよう交渉を行いました。 

取引先:I社、J社、K社
改善前金額(年間):¥30,405,996
改善額:¥7,788,024〜¥18,492,000
改善率:25.6%〜60.8% 

S大学の施設で使用されているエレベーター/エスカレーター保守の取引先は複数あり、メーカー系と独立系が混在している状況でした。 

契約している各社からコスト改善の提案については、長期契約(3~5年)のものについては問題無しとの回答を受けます。当社がエレベーター/エスカレーター保守のコスト改善のシミュレーションを行った結果、本館施設のみ現状の取引先を維持して他の施設をコスト優先で新たな取引先に切り替えるプランと、全館においてコストを最優先とし取引先を切り替えるプランを立案しました。リモート点検に対応している業者を選択することで、月1回以上の点検が望ましいとする国の指針にも対応可能な環境を構築できることを提示しました。

 

まとめ

この記事では、株式会リンクモアとS大学が取り組んだ、間接経費4品目のコスト改善の事例をご紹介しました。

今回は計4品目のコスト改善についてご紹介しましたが、リンクモアのコスト改善実績がある品目は100品目ほどあります。一般的なコスト削減によって質を下げる取り組みでは、時としてサービスの品質を下げてしまう可能性もあります。 

金額面はもちろんのこと、直接金額に表れないメリット・デメリットも正しく整理した上での選択肢を得られるリンクモアの「コスト改善」で生産性を大きく上げる取組みを実現してみませんか?

会社経営の利益を下支えするリンクモアのコスト改善サービスにご興味がある方は、ぜひ一度リンクモアのビジネスコンサルタントまでご相談ください。

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