法人向け固定電話会社を徹底比較!コスト削減を図るときのポイントとは?

法人向け固定電話会社を徹底比較!コスト削減を図るときのポイントとは?

会社に欠かせない電話番号。近年はスマートフォンが普及したことで、日常的に固定電話を利用する機会も減りました。しかし、ビジネスの面では固定電話を使うメリットがいくつかあります。

例えば、固定電話を引くことによって、社会的信用が高まったり、変更手続きの手間が削減できたり、FAXが安く利用できたりします。

こうした利点から、法人においては現在も固定電話を使用している企業がほとんどです。そこでこの記事では法人向け固定電話サービスと、知って得するコスト削減のポイントもご紹介します。

 

法人の固定電話の内訳

法人における固定電話料金の削減を考えるときは、まずどのようにして料金が計算されるのかを知っておくとよいでしょう。固定電話料金は「基本料」「通話料」「オプション」の3つを合計して算出されます。それぞれの詳細について簡単にご紹介します。

・基本料
基本料は、契約の基本となる月額の固定料金のことを指します。単価は利用するサービス、交渉状況によって異なるため、コスト削減が行える可能性があります。

・通話料
通話料は電話回線を利用したときに発生する利用料金です。企業の利用状況に適合したサービスを利用することで通話料を削減できます。

・オプション
オプションは気づかずに契約してしまうこともあるため、社内におけるオプション使用があるかないかを確認しましょう。不要なオプションを解約することでオプションの料金を削減できます。

以上の3つを合計して、固定電話の料金が算出されます。固定電話料金を削減したい場合は、どの料金が高くなっているかを分析して、計画的に削減を行いましょう。

 

そもそも法人が固定電話を設けるメリットとは?

法人が固定電話を設けることには、どんなメリットがあるのでしょうか。以下では、3つのメリットをご紹介します。

 

信用向上につながる

固定電話を契約することで、社会的信用が高まります。なぜなら、固定電話を引くことで、「事務所である」ことを示すことができるからです。事業として本格的に経営していることの判断材料になります。

時代の変化によって、ビジネスには固定電話が必須ということはなくなりましたが、携帯電話だけでは機能的に不都合が生じることも少なくありません。

特にビジネスにおいては信用力が問われ、取引先・顧客から信用を勝ち得るために固定電話を引くことがひとつの手段になることは覚えておきましょう。

 

変更手続きの手間削減

各種変更手続きや、番号の管理が楽になることも、固定電話の大きな利点となります。

登記・口座開設といった手続きには電話番号が必要で、番号が変わったときには再度手続きをする必要があります。固定電話の番号であれば、違う市町村に移転しない限り、一度取得してしまえば変更になることはありません。そのため手続きのし直しなどの手間がかかりにくいと言えます。

また、法人の契約関連を固定電話の番号でまとめると管理も楽になります。携帯電話の番号は後々になって変わることがありますが、固定電話の番号であれば安心です。安定して長く使える番号を登録することをおすすめします。

 

FAXの利用

企業のペーパーレス化を推進する動きが近年活発になっていますが、ビジネスの現場においては依然としてFAXが活用されているケースも多く見られます。仮に自社が使用していないときでも、取引先がFAXを使っているケースもあるでしょう。

企業の場合、FAX端末を導入せずに受信するには「インターネットFAX」という、電子メールでFAXを受け取るためのサービスの利用が必要です。しかし、固定電話のFAXと比べると運用コストが高くなります。しかし、固定電話を引いていればより安価な固定電話のFAXを導入できるため、もしもの場合に役立つでしょう。

 

法人向け固定電話会社3つを比較!

法人向け固定電話サービスには、どのようなものがあるのでしょうか。ここではNTT、ソフトバンク、KDDIが提供する法人向け固定電話サービスをご紹介します。

 

NTT

NTTは、「NTT光電話オフィスエース」というIP電話サービスを展開しています。NTT光電話オフィスエースは、フレッツ光ネクスト、もしくはビジネスイーサワイドを契約している法人向けのサービスです。

NTT光電話オフィスエースを利用することで、最大で300チャンネルの同時通話ができ、7,000の番号を持つことができるようになります。

法人向けサービスの中では基本料が低価格です。光回線の契約が必須であるため別料金はかかってしまいますが、光回線と固定電話の併用を考えているのならお得と言えるでしょう。

ちなみに、複数の事業所を登録することによって、通話が無料になることも特徴です。事業所間の通話料金がかさんでいる場合や、連絡頻度が高い場合、支店を多く持っている企業などにおすすめです。

 

ソフトバンク

ソフトバンクは、「ソフトバンクおとくライン」という、ソフトバンクの通信設備を使用した直収型電話サービスを提供しています。NTTサービスを通さずに、NTTの固定電話と同等のサービスを受けられます。通話先は固定電話、携帯電話のほか、海外電話や110、119などの緊急特番にも対応。

ソフトバンクおとくラインの一番の特徴は、電話加入権の購入が不要であることです。新しく固定電話を導入する際に、電話加入権を購入する必要はありません。すでにNTTの固定電話を使用していても、番号に変更はなくそのまま使うことができます。

NTTの固定電話と提供されるサービスは同様であり、光回線の別途契約も必要ありません。固定電話サービスとして番号そのままの番号ポータビリティを使用できるケースは珍しくありませんが、連絡先の変更を取引先に伝える必要がないという点で、ビジネスフォンとして最適です。

また、電話料金が定額であることも特徴で、市内・市外はもちろんのこと、県外であっても同じ電話料金でかけることができます。国際電話に関するさまざまなサービスも用意されているため、海外を含めた離れた場所にも頻繁に電話を行う企業におすすめです。

 

KDDI

KDDIの提供する法人向け固定電話サービスには「KDDI光ダイレクト」があります。KDDI光ダイレクトの特徴は、通話料金の安さが挙げられます。KDDIのIP電話宛ての通話は全国どこへかけても無料です。

国際電話や他社携帯宛ての通話などでも料金を抑えることができ、ビジネスシーンにおける大幅な通信コスト削減が期待できます。通話料金自体は他社の固定電話サービスとそれほど大きな差はありませんが、通話無料や割引などがある分、KDDI光ダイレクトのほうが安くなることがあります。

また、取引先などの相手がKDDIのIP電話を使っている場合、通話料が無料になるほか、au携帯への発信は50%割引になります。取引先にKDDIのIP電話を使う企業がある場合は、通信費を大きく削減できるでしょう。

 

法人の固定電話料(通信費)を削減するには?

1章でご紹介した通り、固定電話料は基本料と通信料の2つに分類されます。ここでは内訳別に削減方法をご紹介します。

 

通話料の削減方法

ここでは、法人において通話料を削減する方法をご紹介します。通話料の削減方法としては、「電話会社を切り替える」方法と、「法人携帯を導入する」方法があります。

 

電話会社を切り替える

固定電話会社はそれぞれの会社によって、料金形態が異なります。固定電話にかかる料金は「基本料」「通話料」「オプション料金」の3つです。固定電話会社によって、「基本料が安いものの、通話料が高い」「通話料は安いものの、基本料が高い」といった違いがあります。

自社の固定電話の使い方を最初に確認し、その使い方によって最も安く使える電話会社に切り替えることは、通信費の削減の主たる方法です。

例を挙げると、通話料が3万円を超えるような通話時間が長い企業は、基本料が高くとも通話料が安いプランに切り替えることによって総合的に通信費を削減できる可能性が高くなります。

また、なかには1秒単位での課金ができる電話会社も存在します。例を挙げるとアウトバウンドのコールセンターを運営している場合や、営業電話をたくさんかける場合などは1回の通話にかかる時間は90秒よりも短い場合が多くなります。

こういったケースの場合は、課金時間が短い電話会社と契約することが有効です。しかし、長時間の通話は割高となってしまうため、電話会社との契約は現状の分析に基づいて行う必要があるでしょう。

 

法人携帯を導入する

法人携帯を導入することも、コスト削減に効果的であるといえます。企業としても取引先としても信用リスクを気にしない場合は、思い切って固定電話を廃止し、法人携帯を導入することも一つの手段です。

法人携帯でもかけ放題プランなどの契約が可能であるため、通話時間を気にせずに電話をかけることができるようになります。

法人携帯を導入する場合、端末を購入しない場合は、リース・レンタルなどを含めた端末代金に個別に月額基本使用料が別途かかる可能性も。そこで、法人携帯をほとんど使わない社員に対してはIP電話サービスを導入し、社員が普段使っている携帯電話を業務用として併用する方法があります。

ちなみに、携帯電話のキャリアの割引オプションは、どのキャリアもとても充実しています。法人携帯を導入するときには、どの割引オプションを使えば最も安くなるか、あらかじめ調べておきましょう。

 

基本料の削減方法

ある法人向け固定電話サービスでは、「基本料1,100円 + 1,000円×チャネル数 + 100円×番号数」という3つのパートで基本料が構成されています。チャネル数とは同時に通話できる数のことです。基本量をを見ると「チャネル数」が最も金額が高くなる要素になることが分かります。

基本料を下げるなら「クラウドPBXサービス」への切り替えがおすすめです。あるクラウドPBXサービスでは、基本料2,500円で、チャネル数は60チャネルが含まれています。社員数が180人程度までは、チャネル数分の追加料金はかかりません。

クラウドPBXサービスの利点として、現在使っている電話番号をそのまま使うことができることにあります。「手続きが煩雑で面倒くさい」「コスト削減と同時に業務効率化も一気に叶えたい」という場合には、ぜひ検討してみてください。通話料の削減を行うことは重要なことですが、まずは基本料の見直しから行うべきでしょう。

 

まとめ

法人向け固定電話サービスを提供する企業は、この記事でご紹介したNTT、ソフトバンク、KDDI以外にも存在します。大切なことは、自社の固定電話の使用状況を確認して、それに沿った最適なサービスを選択することです。

また、必要に応じて「クラウドPBXサービス」の導入も検討しましょう。クラウドPBXサービスを導入することで、現在使っている電話番号はそのままで、簡単に基本料を下げることができます。ぜひ、今回ご紹介した内容を参考に、自社のコスト削減を叶えてみてくださいね。