【コスト削減してみませんか?】実施ステップや注意点まで解説!

【コスト削減してみませんか?】実施ステップや注意点まで解説!

企業が成長していくためには、利益の確保が重要です。利益は企業にとっての生命線であり、増大させるには売上拡大とコスト削減のどちらかの方法しかありません。そのうち、コスト削減はすぐに実施しやすい方法ですが、コスト削減を行う項目や施策を考えるなど、実行には手間がかかります。また、誤った方法で行ってしまうと業績の悪化を招く恐れもあるため慎重に行う必要があります。 

今回の記事では、コスト削減の概要についてご紹介します。取り組み方や注意点についても解説しているので、コスト削減を検討している方はぜひ最後までご一読ください。

 

コスト削減について

コスト削減は、あくまでも利益を向上させるためのものであり、継続して初めてその効果が得られます。しかし、コスト削減を取り入れているものの効果が実感できない、かえって生産性の低下や社内のモチベーションの低下を招いているという企業は多く存在します。

ここでは、コスト削減の概念とその目的を解説していきます。

 

コスト削減とは?

コストとは、会社が行う事業活動にかかる費用や時間・工数などを指します。具体的には人件費や家賃・水道光熱費・印刷費・通信費など、そして目に見えないコストである工程時間や工程数などです。コスト削減は、企業全体のコストから無駄を削り利益を上げる取り組み、または限りあるコストを企業価値の向上や投資など最適なものに有効活用する取り組みです。 

「利益」と「売上」、「コスト」の関係を方程式で表すと、「利益=売上-コスト」となります。この式からわかることは、単に売上を増やすだけでは企業として最大限のパフォーマンスを図ったことにならないということです。コストを削減しつつ売上を上げる施策を講じていくことが大切であり、また顧客や外的要因が複雑に絡む売上よりも、自社のみで完結できるコスト削減に注力した方が長期的には利益の増幅が見込めます。 

コスト削減の考え方は主に4つあります。 

・無駄をなくす
コスト削減では、無駄をなくすことがもっとも重要です。無駄なコストを見つけるには、現場の担当者から現状をヒアリングしましょう。 

・標準化する
業務が属人化してしまうと、担当者が変わった時に対応の質や対応スピードが落ちてしまいます。属人化を防ぐには、業務プロセスを見直して標準化することです。社員全員が対応できるようにマニュアルを作成しておくのもよいでしょう。 

・アウトソースできるか
アウトソースとは、今までやってきた業務を外部に委託することです。外部委託することで、コア業務のみに専念できるメリットがあります。ただし、外部委託には費用がかかるため、コスト削減を念頭に置き、業務効率の向上率や費用対効果を検討したうえで自社にとって最適なアウトソース先を選びましょう。 

・クラウド化できるか
近年では、クラウドサービスを導入して業務の効率化を図る企業が増えています。クラウド化のメリットとしては、定期的にデータの更新などが不要なため管理が簡単なことです。ただし、クラウド化によるコスト削減効果は、企業によって異なるため慎重に検討しましょう。

 

コスト削減の目的

先述したとおり、コスト削減の主な目的は、「無駄なコストを省き利益を高めること」です。この目的を踏まえて、自社の無駄を洗い出し、具体的な改善目的や目標数値に落とし込んでいきます。 

また、コスト削減が会社の掲げるビジョンや会社独自の目的と関連性が持てていると、従業員の帰属意識も高めつつ主体的な削減を促せるといった効果も期待できます。

 

コスト削減を実施する上での注意点

コスト削減の効果は、社員全体で取り組むからこそ得られるものです。社員全体で取り組むには、経営者や管理者がコスト削減の必要性を社内に共有させる必要があります。 

また、むやみやたらにコストを削減して利益減少や生産性低下、社員や顧客を危険に晒してしまっては本末転倒です。例えば、エアコンの冷房設定温度を高くして消費電力を抑え電気代を節約したとします。たしかに、電気代を節約したことでコスト削減はできましたが、職場環境は悪化してしまいます。そのため、社員のモチベーションが低下し業績悪化につながる恐れもあるでしょう。 

コスト削減の正しい考え方は、企業の強みや会社の生産性、商品の品質を維持または向上させながら推進することです。企業の付加価値や強みを弱体化させかねない、マイナスリスクのあるコスト削減は避けましょう。

 

コスト削減で見直すべき3つ

企業がコスト削減に着手する際に注目すべきなのが、「オフィスコスト」「エネルギーコスト」「オペレーションコスト」の3つです。それぞれ詳しくみていきましょう。

 

オフィス・店舗コスト

オフィスコストとは、印刷代や消耗品代など社内で必要になるコストです。オフィスコストの削減は一度削減できれば中長期的に効果が実感でき、人材が多い企業ほど削減できた場合の効果が大きいのが特徴です。

オフィスコストを削減する施策としては、印刷費用の削減やペーパーレス化の推進、テレワークの導入があります。

 ・印刷費用の削減
印刷はカラーではなく白黒にしたり、両面印刷にしたりすることで印刷代や用紙代を節約できます。また、社外用には普通用紙、社内用は裏紙と用紙を使い分けることでもコストが抑えられます。 

・ペーパーレス化の推進
会議で紙媒体の資料を利用する企業もありますが、毎回資料を用意することは用紙代と印刷代がかさむ要因となります。そこで、紙媒体ではなくパソコン上でデータとして共有したり、スクリーンに投影したりすることでコストを削減できます。 

・テレワークの導入
近年は、新型コロナウイルス感染症の影響もあり、テレワークを導入する企業が増加しています。テレワークの導入は、オフィスに出社する人数を減らす感染予防対策の一環として効果がありますが、オフィス規模を縮小して家賃の安価な場所に移転し、家賃を抑えることも可能となります。 

このほかにも、オフィス・店舗の清掃などを請け負う業者との契約内容の見直しも、大幅なコスト削減が期待できるでしょう。

 

エネルギーコスト

エネルギーコストとは、電気や水道などの光熱費です。水道や電気、ガスは毎日のように消費するものであり、もしこれらの使用を節約できれば支出を抑える大きな結果につながります。エネルギーコストの削減方法としては、照明の変更や電力契約の見直しがあります。 

・照明の変更
エネルギーコストの中では、オフィスの照明が全体の40%を占めています。照明費用を抑えるには、LED照明に変えるのがおすすめです。LED照明は、蛍光灯と比べて50~70%、白熱電球と比べて80~90%の消費電力が削減できます。すでにLED照明に変えている企業は、使用していない部屋の照明をオフにするなどの取り組みで地道にコスト削減していきましょう。 

・電力契約の見直し
2016年から始まった電力自由化により、従来の大手電力会社のみならず新しい電力事業者が次々と参入し、契約先の選択肢が増えました。基本料金の引き下げや豊富なサービスを提供する事業者が登場したことで価格競争が激化し、自社に合ったプランを選びやすくなっています。現在の契約内容と使用料を確認し、複数の電力会社を比較検討したうえで契約先を見直せば大幅なコスト削減が期待できます。

 

オペレーションコスト

オペレーションコストとは、主に人件費や物流費を指します。従業員数が多い大企業ほど、オペレーションコストは増大します。オペレーションコストを削減するには、業務内容の見直しやフレックスタイムの導入が有効な施策です。 

・業務内容の見直し
昨今は、労働人口の減少で社員1人あたりの業務負担が増し、長時間労働が発生しやすい環境となっています。そのため、政府は働き方改革を推進し、残業をなくす取り組みを企業に求めていますが、新しく人を雇うことはオペレーションコストの増加につながってしまうため現実的な手段ではありません。そこで有効な手段が業務内容の見直しです。 

業務の見直しでは、ソフトウェアロボット「RPA」のようなシステムを導入して業務工程を効率化できるかチェックします。システムの導入コストはかかりますが、業務時間の短縮と残業代の削減が実現すればコストの削減のみならず、生産性の向上も図れます。 

・フレックスタイムの導入
フレックスタイムは、社員が始業時間と終業時間を設定して効率的に働ける制度です。集中できる時間帯に勤務することで、生産性が上がれば残業代が削減できます。また、社員にとっても勤務環境が改善するため、満足度の向上が見込めます。

 

コスト削減のステップ

コスト削減はすぐに実施できるものではありません。実施には現時点のコストの把握や削減する対象の把握、目標の設定などのステップを踏むことが重要です。また、実施後も定期的に振り返りを行い、効果測定を行う必要があります。 

ここでは、コスト削減を実施する4つのステップについてご紹介します。

 

現状の把握

まずは、企業全体の間接費が「どの費目に・誰が・どのくらい」発生しているか把握しましょう。「間接費」とは管理費や人件費、セキュリティ費用など、売上を立てるのに直接関係しない部分にかかるコストのことです。 

次に、各費目にかかっているコストの構成要素を分析します。たとえば印刷代であれば、枚数とカウンター料金をチェックして料金の変動を把握するとともに、期待できるコスト削減額、施策の実行難易度を分析します。また、施策で何が得られて何が失われるかを見極めて、商品や業務の品質を落とさない施策をいくつか考えておきましょう。

 

コスト削減目標を設定

現状が可視化できたら、どの費目をどこまで削減したいか検討します。目標を数値化する際には、現場の声を反映して決定するのが望ましいでしょう。そして、講ずることができる施策には何があるのか確認しながら整理します。 

この際に注意すべきことは、目標の水準は前年の踏襲ではなくゼロベースで見直すことです。また、目標は社内で一定に揃えること、可能ならば同業他社、類似企業の水準を参考にすると現実的な目標を設定できます。

 

コスト削減の実施

コスト削減を実施する前に、施策の内容を見直しましょう。社員の負担にならないか、事故やトラブルのリスクが高くならないかといった観点も交えて最終的に実行する施策を決定していきます。 

また、施策を実施する際はその多くが部門・部署を横断した取り組みとなります。軋轢や混乱を避けるためにも、統一された1つの実行主体、または決定権限を付与された責任主体を決めておきましょう。

 

振り返り

実際の成果が予測と大きく乖離することも珍しくありません。施策を実行に移したら、一定の期間が経った段階で必ず振り返りをしましょう。 

具体的に掲げた目標数値と照らし合わせ、どれくらい削減できたのか、削減を実行したことで生産性の低下などマイナスの作用が生じていないかを検証します。

 

コスト削減をお考えなら…?

ここまで、コスト削減はステップを踏んで行う必要があることをご紹介してきましたが、人材不足の企業やノウハウを持っていない企業にとってはハードルの高い取り組みです。そこで、コスト削減をコンサルサービスに依頼すれば従業員に負担をかけることなく、またプロが持つノウハウによって的確なコスト削減を実施できます。 

 

コスト削減を自社で実施するのは大変?

本格的にコスト削減をするには、企業のデータを集約して費目ごとのコストを分析する必要があります。しかし、分析には膨大な時間と労力がかかります。また、コストの把握ができてもノウハウがなければ適切な施策は実行できません。そのため、ほとんどの企業では自社のみでコスト削減を実施することは難しいのが現状です。 

自社でコスト削減が難しい場合は、コスト削減コンサルタントに依頼するのがおすすめです。コスト削減コンサルタントは、コスト削減に精通したプロの観点から提案や指導が受けられます。

 

適切なコスト削減を実施しましょう!

本記事では、コスト削減の実施ステップや注意点をご紹介しました。「無駄なコストを削減し、利益を最大化する」ために、ぜひ本記事を参考にしてコストの削減を図ってみてください。

また、コスト削減は手間も時間もかかるため、場合によっては記事内でご紹介した「コスト削減サービス」をうまく活用してみてください。