【おすすめ経費削減アイディア5つ】経費削減の重要性

【おすすめ経費削減アイディア5つ】経費削減の重要性

経営状態を改善させるには、売上を伸ばして収益を高める方法と経費を削減する方法の2種類があります。売上を伸ばすのは変動要素が多くてコントロールするのが大変ですが、経費の出費内容を把握して削減するのは社内の努力で達成できるものです。

削減できた経費は会社の利益に直接的に繋がり、少ない売上でも利益を出せる企業体質になることができます。

本記事では経費削減の重要性や企業で発生する経費の種類、経費削減アイディアを解説するとともに、株式会社Linkomore(リンクモア)が提供するコスト改善サービスについて解説・ご紹介します。

 

経費削減の重要性

経費削減が大切であることを知っていても、重要性を理解していない方もいるのではないでしょうか。ここでは利益の拡大と新たな投資に繋がるという視点で、経費削減の重要性を解説します。

 

利益の拡大につながる

経費削減には、利益の拡大に繋がるという側面があります。それが小さな経費削減であったとしても、利益を拡大させる効果は大きいものです。

多くの企業は売上を伸ばすことには熱心に取り組むものの、経費削減にはなぜか消極的で後回しにするケースが多く見受けられます。

もちろん、売上を伸ばすことは企業が事業を継続していくために必要なことです。たとえば、売上が1,000万円で営業利益がその20%の200万円の場合、残りの800万円は経費となります。経費を80万円削減できれば、利益は280万円になります。

一方、利益率が20%で利益を280万円売上げるには、売上40%の1,400万円が必要です。つまり経費を10%削減することは売上を40%伸ばすのと同じ効果があるのです。

 

新たな投資につながる

経費削減によって会社が大きな利益を確保できれば、それは新たな投資を行うことへ繋がります。従業員に投資すれば従業員の給与や昇給に充てる原資となり、従業員へのインセンティブとなって業務への積極的な意欲を喚起します。

また、設備やシステムの更新や導入に投資すれば生産効率や製品の質の向上が図れます。新規事業立ち上げで一時的に出費が増えても、それに耐えられる企業体力を身に付けることができます。

このように経費削減で確保した利益は、企業を運営して行くうえで戦略的に重要な意味を持っています。

 

企業で発生する経費とは?

企業で発生する経費にはどのようなものがあるか、その種類について以下に解説します。

 

 オフィスの賃料

オフィスの賃料はどの会社でも固定費として計上されていますが、経費削減を目指す際に暗黙の了解として削減対象から外されていることも。実際、オフィスの賃料削減は難易度が高いものであると言われています。

しかし、経費の中でオフィスの賃料が占める割合は大きく、これを削減できれば固定費を大きく低減できます。

オフィスの賃料は一般的に売上総利益(粗利)の10%から20%程度が平均と言われています。オフィスの賃料は、他にも契約時に敷金と礼金が必要です。

物件の条件や状態にもよりますが、敷金は通常月額賃料の6ヶ月分から1年分に設定されています。オフィスの賃料は毎月の賃料もさることながら初期費用もかさむ経費です。

 

エネルギーコスト

エネルギーコストは年間で見るとかかる金額もそれなりに大きく、無視できない経費です。電気やガス、水道は毎日使用するので日々の節約を心掛けることが大切です。

従業員に省エネを心掛けてもらうには、従業員1人あたりに掛かっている現在の光熱費を算出してそれを伝え、省エネを意識してもらいましょう。

使っていない電灯はこまめに消灯する、トイレが温熱便座ならフタを閉める、水を流しながら手に石鹸を付けるのをやめるなど、小さなことを積み重ねて行く努力が必要です。

エネルギーコストの中で最もコストがかかるのは照明です。財団法人エネルギーセンターの調査によると電力コストのうち照明が40%を占めることが分かっています。

電力消費を抑えるためには白熱電球をLED照明に変えるのがおすすめです。LED照明の価格は白熱電球よりも高いのでイニシャルコストはかかりますが、消費電力は大幅に減るので長い目で見ればエネルギーコスト削減につながります。

 

オフィス用品コスト

オフィス用品コストにはプリンター、コピー機、ファックスなどのOA機器の導入と使用にかかる費用があります。

また、オフィス用品コストはエネルギーコストや消耗品コストとも関係があります。多くの従業員がいる会社では多数のOA機器が稼働するため電気代がかさみ、コピー代も増えます。残業時間が増えればその分だけOA機器が長く稼働することになります。

しかし、オフィス用品コストの削減は比較的実践するのが容易ですぐに効果が現れます。たとえば、資料を印刷する際に両面印刷をしたり、2ページを1ページに集約して印刷したりするのも効果的です。さらに、リースやレンタルにすることも固定費削減に有効です。

 

消耗品コスト

オフィスの消耗品は、1個あたりの購入費は小さいものの、総額で見ると無視できない経費です。印刷用紙、ボールペン、ホチキス、クリアファイル、付箋などの文房具が消耗品として挙げられます。

従業員が多い会社ではこれらの消耗品コストは大きくなりやすく、一方ですぐにコスト削減ができる対象でもあります。

削減する手法としては、文房具を発注している企業に対して相見積もりを取って割引交渉をしたり、複数社に分散発注するのをやめて購入先を絞り、まとめ買いしたりするのが効果的です。

 

ITコスト

ITコストには日常的に業務に用いるパソコンやタブレット端末などのハードウェア費、オフィスソフトやウィルス対策ソフトなどのソフトウェア費、Webネットワークの運営にかかるネットワーク費などが挙げられます。

一般社団法人の日本情報システムユーザー協会が2015年に行った企業IT動向調査によると、ITコストは売上高の1%程度を占めていることが分かっています。最終利益に対してかなり大きな額を占めていると言えるでしょう。

IT機器の中には、大きな投資をして導入したにも関わらず十分に活用されていないケースも多々あります。利用状況をしっかりと把握することで無駄となっているITコストが見えてきます。

また、IT機器が進化するスピードは速く、大きな投資をして購入してもすぐに陳腐化してしまいます。そこでIT機器に関してはリース契約で、低コストで最新機器を利用するのもおすすめです。

 

人的コスト

人件費は企業が支払う経費の中でも大きな割合を占めています。人件費には毎月の給料の他に残業代や通勤費も含まれます。

情報サービス会社のTKCが行った調査によると、1人当たりの人件費が1人当たりの売上に占める割合は、業種ごとに平均すると建設業や製造業では20%台半ばから20%台後半、卸売業では10%台前半、小売業では20%近く、サービス業では40%超という結果が出ています。

業種ごとにバラつきはあるものの、売上の中に占める人件費の割合は高いことが見て取れます。

人員を削減するのが最も効果のあるコスト削減方法だと思う方もいるでしょう。しかし、人材は会社の貴重な財産であり、安直に人員削減を行うのは得策とは言えません。

まず取り組むべきことは、マニュアル化を進めて業務効率を向上させたり、ITシステムを導入して作業時間の削減をしたりなどの方策を打つことです。人件費の削減は費用対効果を主眼に取り組むといいでしょう。

 

<おすすめ>経費削減アイディア5つ

ここでは代表的な経費削減アイディアを5つ解説します。

 

 賃料を見直す

オフィスが都市部の立地条件の良い所にあると毎月の賃料は高くなります。機能的に都市部にオフィスを構える必要性がない場合や、オフィスがどこにあっても業務をこなすのに問題ないという場合は、郊外の賃料の安い立地に引っ越すのも固定費削減になります。

引っ越しのための費用は一時的にかかりますが、賃料の差額で早期に回収できるでしょう。

また、テレワークを導入して出社する従業員の数が減った場合や、フリーアドレス制を導入して無駄なスペースを削減できるのであれば、オフィスの面積を縮小でき、オフィス賃貸コストを下げることができます。

 

ペーパーレス化を推進する

書類の印刷コストや保管は、IT化・デジタル化が進んだ労働環境において利便性などの観点から問題点が指摘されています。

文具メーカーのコクヨが2017年に実施した調査によると、従業員1人が1日の中で書類を探す時間は約20分であり、年間に計算すると約80時間になります。

書類を探すことの他にも、書類の作成・編集、印刷、運搬、配布などの業務が付随します。これらの紙に関わる業務を減らしてコア業務に集中するためには、ペーパーレス化の推進が効果的です。

2016年の税制改正で電子帳簿保存法の要件が緩和されたこともあり、ペーパーレス化の推進が促され、書類を電子化・データ化して保存・運営することが以前よりも実施しやすくなりました。

電子化・データ化された書類は、社外からも容易に閲覧できるので利便性が高まるとともに、地震などの自然災害が発生した時の事業継続性の確保にもなります。

 

購入先を見直す

オフィス用品や消耗品などの経費は、購入先との契約内容を見直し、購入費を抑えることができれば継続的な経費削減となります。

オフィス用品の国内市場規模は堅調に推移しているものの、今後は人口減少やデジタル化の推進によって縮小傾向に転じることが予想されています。

オフィス用品販売会社は、収益維持のために多角化経営に乗り出すなど生き残りをかけてお互いに競争しています。

購入先を見直す際、相見積もりを取って比較すれば、昨今の状況下なら値下げ交渉に応じてもらえる可能性が高いと言えるでしょう。

 

契約会社を見直す

電気代やガス代などは、一度見直せば効果が持続する経費削減項目です。2016年より電力が自由化され、異業種の企業が新電力会社として参入できるようになりました。

これまで大手電力会社が寡占状態だった電力業界に価格競争が起き、これによって電気代の値下げや新たなサービスの提供が生まれ、電気契約を見直す好機になっています。

 

働きやすい環境作り

直接的な経費削減には繋がりませんが、働きやすい環境を作り、離職率を下げることは採用(人的)コストの削減にもなります。

人材情報サービス会社のマイナビが行った調査によれば、採用にかかるコストは企業説明会の開催、インターンシップ、求人広告掲載などの費用を計算すると入社予定者1人あたり約54万円とされています。毎年10人採用するとなると毎年500万円以上の出費です。

コストをかけて採用しても「考えていた職場環境と違っていた」とすぐに辞められてしまっては、出費が無駄になってしまいます。このような事態を避けるためには、従業員にとって快適な職場環境を作って定着率を高めなければいけません。

それには仕事にやりがいを持って取り組める仕組み作り、透明性のある評価基準、何でも話し合える職場環境の醸成などが必要です。

これは採用のみならず従業員全員にとってもモチベーション向上に繋がり、ひいてはパフォーマンス向上にもなります。

 

適切な経費削減を

本記事では、経費削減の重要性と経費削減アイディアを5つご紹介しました。

企業によって、取り組むべき経費削減の方法は異なります。自社に合う方法を見つけて経費の無駄を削減、利益の最大化を図ってみてください。