【経費削減のヒント】実現には◯◯サービスを活用すべき?

【経費削減のヒント】実現には◯◯サービスを活用すべき?

企業を運営していく上で避けて通れないのが、経費の問題です。企業が事業を継続し発展していくには人件費、オフィス賃貸料、光熱費などの経費がかかります。経費に割り当てられる予算は有限であり、経費が売り上げを上回ると会社は赤字に転落してしまいます。経費をゼロにすることはできませんが、削減はできるでしょう。そして、売上を予測するのは変動要素が多くて困難ですが、経費の出費内容を把握することは比較的簡単です。 

この記事では、経費削減の流れや経費削減のヒント、経費削減の実施方法、コスト改善サービスについて解説します。

 

経費削減の流れ

ここでは、実際の経費削減の流れについて5つのステップに分けて解説します。

 

経費削減項目の選定

経費削減で最初にすべきことは、削減項目を選定して目標を立てることです。具体的な経費削減項目が選定できたら目標に向かって行動を起こします。 

プロジェクトを進めていくうちに、経費削減そのものが目的となってしまう場合がありますが、経費削減はあくまでも手段であり目的ではありません。目的は、無駄な経費や不要な経費を削減し、会社の利益を向上させることです。経費を目的と取り違えてしまうと、「何でもかんでも削減しよう」と会社を運営していくのに必要な経費まで削減してしまう恐れがあるため、注意しましょう。 

また、削減しやすい項目やインパクトのある項目から着手することも有効です。さらに、経費削減には地道な努力が求められることから、実際に行動する従業員のモチベーション維持に配慮しながら行うことも重要です。短期間で成果が見えるような項目から取り組めば、従業員にとっても効果を実感しやすくなり、モチベーションの向上が期待できます。

 

経費削減案の作成

経費削減項目の選定が終わったら、次は経費削減案の作成です。実際の経費削減案は部署によって種々あります。例えば、経理部ができる経費削減案としては、領収書や請求書の電子化、法人カードを利用した振込手数料の削減、タクシーの使用の抑制などが挙げられます。 

また、総務部ができる経費削減案としては、電話代の見直しや不要な印刷の削減、中古コピー機の利用、ペーパーレス化、インターネット通信費の不要なオプションの見直しなどが挙げられます。ただし、経費削減案は行き過ぎたものになると従業員の不安を招くうえに負担が増すため、慎重に策定するようにしましょう。

 

削減目標の設定

削減目標が明確に設定されていないと、従業員の意識が高まらず期待どおりの結果を出すことはできません。一方、目標がきちんと設定されているのに効果が出ないという場合は、項目別の目標設定が適切でない、あるいは設定された目標に対して実行主体がどこになるのかが明確でないということなどが考えられます。 

また、経費削減の目標設定は全社的なものである必要があります。削減目標を定めたら、その後は部門ごとの責任者が具体的な施策に落とし込んで取り組みを実行していく必要があるでしょう。

 

経費削減の実施

経費削減の項目が選定され、削減案の作成と目標設定が完了したら、いよいよ経費削減の実施です。その際に注意すべきなのは、経費削減に関係がある人全員に事前に情報を共有して周知しておくことです。 

今まで何の疑問もなく購入していた備品が入手できなくなったり、普通に使っていた経費が突然使えなくなったりすれば、従業員のモチベーション低下につながります。経費削減をスムーズに受け入れてもらうためには、なぜそれを行うのかということについて、従業員の理解と協力が不可欠です。 

経費削減の実施に当たっては、「予算を一律10%カットする」という命令調の指示や、経営陣や上層部の人間だけががんばるような実施、あるいは減点方式で行うようなやり方では効果を上げることはできません。予算の一律カットは本当に無駄な予算を見逃す恐れがあり、また一部の人間だけが努力しても現場の経費の実情がよく分からず適切な指示が出せません。 

したがって、経費削減が進まない、利益が出ないという減点方式よりは、効果のアウトプットを見て加点方式で認めた方が従業員のやる気を引き出せます。

 

振り返り

経費削減活動を実施したまま、放っておいてはいけません。一連の施策を実施した結果として、どの経費をどの位削減できたのかを定量的・定性的に評価・検証する振り返りが必要です。振り返るのは1ヶ月後、3ヶ月後、半年後など適切な期間を決めて定期的に行うようにすれば、経費削減活動の前と後での成果の程度が比較しやすいでしょう。

また、成果を可視化して公表することにより、なぜ今この経費削減活動を行っているのかという疑問に対して説明ができるようになり、従業員のモチベーションを維持するのに役立ちます。 

さらに、可視化によって経費削減活動がどのようなプロセスを経て行われているか誰が見ても分かるようになれば、全体像が把握しやすくなり、活動の実務を行う従業員・管理職以外の人でも当事者意識を持って活動に参画できるようになります。日常の業務フローやオフィス内の環境に関わることは従業員の生産性に特に影響が大きいので、関係者の理解を得られるように適宜振り返りをしてフィードバックを行いつつ、経費削減活動を進めていきましょう。

 

経費削減のヒント

ここでは、経費削減は具体的にどういった部分の経費を削減できるのか、そのヒントをご紹介します。

 

コピー・印刷費の削減

書類のコピーや成果物の印刷は日々の業務に欠かせませんが、それだけにそれに関わる費用は削減の余地が多々あります。コピー・印刷費は使用方法、使用するコピー機・プリンター・複合機の種類、消耗品の消耗程度に左右されるので、日々の業務における使用方法から見直す必要があります。 

例えば、トナーやインクを一度に多く購入して単価を抑えたり、リサイクルトナーやリサイクルインクを利用したり、両面印刷をしたりといった方法は比較的実行しやすい手段です。また、ファックス機・コピー機・プリンターなど複数の機器に分散している機能を1台に集約し、コピー・印刷機の台数を減らして保守管理にかかる費用を減らすといった方法も有効です。

 このように、地道な活動ではありますが日々の業務を遂行するうえで欠かせないコピー・印刷にかかる経費を見直すことは、大きな費用削減の効果が期待できます。ただし、経費削減を追求するあまり、コピー・印刷の質やスピードが落ちて業務の効率が低下しないように注意しましょう。

 

消耗品費の削減

前述のコピー・印刷費のほかの消耗品も経費削減の対象になります。オフィスや店舗で使う用品・消耗品の購入費用も、1個当たりの金額は小さいですが全体で見ると無視できない金額になります。ボールペン、のり、ホチキス、消しゴム、付箋などの文房具が代表的な消耗品ですが、これらを従業員が自由に備蓄から持ち出せるようになっていると経費に対する従業員の意識が低くなり、消耗品費が増えることに繋がります。 

消耗品を管理する人を決め、管理者の許可がなければ原則として持ち出せないようにして管理を徹底すれば、従業員の意識が変わって消耗品費の削減が期待できます。 

また、消耗品の購入先も見直し、購入の際には必ず相見積もりを取るとよいでしょう。慣例的に特定の業者と長く取引していると、市場の実勢価格よりも割高になってしまっている場合もあります。取引業者との信頼関係を大切にするために「会社の方針が変わって相見積もりを取ることが義務付けられた」といったような、現場の担当者が先方に伝えやすい理由をあらかじめ用意しておくとスムーズに話が進められます。

 

電気料金の削減

光熱費は印刷費や消耗品費などと比べると後回しにしがちな項目ですが、毎日長時間使う電気代の料金も累積では大きな金額になります。電気料金の削減方法はいくつかありますが、LED照明の導入は採用がしやすく一定の効果が期待できる方法です。 

一般財団法人省エネルギーセンターの調査によると、オフィスで使用されている電気料金の中で4割が照明による消費とされています。LED照明は蛍光灯と比べて5割から7割、白熱電球や水銀灯と比べて8割から9割消費電力が少なく、LED照明に変えるだけでも消費電力を大きくカットできます。 

また、2016年4月から電力の小売が自由化されたことにより、通信会社や商社などの異業種の企業が電気の小売業務に新規参入が可能になりました。そして、これまで東京電力をはじめとした電力会社が独占していた電力供給ビジネスの世界にも価格競争原理が働き、電気料金の値下げや付加価値のあるサービスが供給されるようになりました。そのため、契約している電力供給会社そのものを見直すことでコストを大幅に抑えられる可能性もあります。

 

施設費の見直し

施設費はその内訳の多くが人件費によるものであることが多く、昨今の慢性的な人手不足により増加傾向にあります。ビルメンテナンス情報年鑑の2018年度版によると、施設費の8割以上が人件費を占めています。ここでいう施設費とは、警備会社やエレベーター・エスカレーターの保守点検、日常清掃、受発電設備の保守点検、消防設備の保守点検など施設運営にかかる経費を指します。 

各拠点が委託している業務内容や契約内容、単価が本社で把握されていないケース、施設管理担当者と施設業者の慣行で料金が長いこと見直されていないケースなどは、それらを見直すことで経費削減ができる可能性があるのです。 具体的には、施設業者の見直し、拠点間の業務内容や契約条件の統一、拠点の模範的な事例を全社に横断的に展開、機械化・ロボットの導入などが考えられるでしょう。

ただし、施設費を大幅に下げることは、施設を利用する従業員や顧客の快適さや利便性を損なう恐れがあります。また、点検回数を減らすと事故のリスクが上がるため、施設費の削減は慎重に行ってください。

 

経費削減の実施方法

実際に経費削減を実施するには、自社で実施する方法と社外のコンサルサービスを活用する方法のいずれかがあります。以下にそれぞれについて解説します。

 

自社で実施する

経費削減を自社で実施する場合、まずは自社の経費を洗い出して改善する対象を漏れなく把握するところから始めます。洗い出した経費を可視化しておくことで経費の変化を捉えられるようになり、その後の継続的な削減に繋がります。経費削減活動を一度だけ行うのはさほど難しいことではありません。しかし、企業活動は常に状況が変わるものであり、そこから新たな経費の無駄が生まれることもあります。そのため、継続的に経費削減に取り組むことは難しい方法です。 

経費削減を自社で実施するにあたっては、改善を実行するメンバーを選抜して計画を立案することと、定期的なフォローアップを行いつつ進めることの2点がポイントです。実行メンバーは業務改善の中心となるものであり、選抜したらできるだけ細かく具体的に目標を立てて業務改善計画表を作成します。改善活動を実施した後には定期的に進捗をチェックし、実施したもの・実施中のものに赤い丸印をつけるなどして誰でもプロセスが分かるようにし、実行メンバー以外の社員も当事者意識を持ってもらえるようにしましょう。 

また、改善へのモチベーションを社内で保つために適宜フォローアップすることが欠かせません。なお、改善活動をすべて自社で実施する方法は、費用は発生しないものの、普段の業務に追加して経費削減を実施するのは手間がかかり社員の負担となることもある点には注意しましょう。

 

コンサルサービスを活用

日常業務に追われていて手が回らない、どこから手を付けたら良いかわからないなど、自社で経費削減に取り組むのは難しいと感じる場合は、コンサルサービスを活用して客観的な立場から取り組んでもらうのも有効な手段です。コンサルサービスは、依頼元の会社が抱える問題とその解決案を示して一緒に改善に取り組むサービスです。 

経費削減のコンサルサービスは、業界特化型、業務特化型、ソリューション特化型の3種類に大別されます。

業界特化型は業界内において当然とされている経費削減案を指導・実施し、業務特化型は当該業務に精通していて問題に対して様々な事例や解決案を提示します。ソリューション特化型は対象をあらかじめ決めることはせず、会社ごとに問題点を調査・分析します。 

いずれの場合も削減費用に応じて費用は発生するものの、経費削減を丸ごと代行してもらえます。プロに経費削減してもらえるので、業務品質を落とすことなく確実に削減してもらえる点が大きなメリットです。

 

経費削減を実施してみましょう!

本記事では、経費削減の流れやポイントをご紹介しました。

経費削減は、もちろん社内で実施することも可能ですが、リソース的に難しいという企業も多いでしょう。そういった場合は、ぜひ経費削減サービスの利用をご検討ください。

その道のプロが代行してくれるため、手間・時間をかけることなく、かつ業務品質を維持したまま経費削減が実現されます。

本記事も参考に、自社に合った経費削減を実施してみてください。