消耗品の削減はコストカットの第一歩!今すぐできるアイディアをご紹介

消耗品の削減はコストカットの第一歩!今すぐできるアイディアをご紹介

オフィスで働いていると、紙やペンなどの消耗品を使う機会はよくあります。これら消耗品一つひとつは安価な値段に思えますが、企業全体で見るとかなりの額に上っていることも少なくありません。こうした諸経費は一見すると些末なものだとしても、トータルでみると経営に負担をかける要因の1つになり得るのです。

加えて、近年は企業の社会的責任の観点からも、エコ推進やサステナブルな取り組みが求められています。そこでこの記事では、企業のコストカットの第一歩となる消耗品費の削減について、簡単に実践できるアイディアをご紹介します。

 

消耗品の削減が経費カットに重要?

消耗品費はオフィスで発生する経費の一つです。消耗品に月々どのくらいかかっているのかを把握している社員の方は、あまり多くないでしょう。しかし、オフィスで毎月発生する消耗品費は、実は無視できない金額にのぼります。そのため、消耗品費を削減することは、会社全体の利益体質を変革する第一歩となる可能性もあるのです。

実際、会社が利益を出して黒字を稼ぐためには、売り上げを伸ばすことはもちろん、経費の削減がかなり重要になってきます。なかでも、消耗品の節約は毎日の積み重ねで相当な金額を抑制できます。社員一人ひとりに経営の観点から節約意識を持ってもらうことにもつながるため、非常に大切でしょう。

 

そもそも消耗品とは?

オフィスにおける消耗品とは、取得額が10万円未満の物品の購入費用を指します。あるいは、取得額が10万円以上でも、使用できる見込み期間が1年未満の場合は消耗品費として経費にできます。

例えば、コピー用紙・ボールペン・のり・クリアファイル・付箋・ホワイトボード・マーカー・キャビネット・デスクといったものが、消耗品に該当します。PCやタブレットなども、10万円以下の取得額であれば消耗品費として扱えます。

これらは個々の単価は安いので、金額をあまり意識せずに普段使っているかもしれません。しかし、1ヶ月や1年で見てみると結構な額に上ります。あくまで参考ですが、一般的なオフィスで発生する消耗品には、上記の事務用品の他に以下のようなものもあるでしょう。

  • 給湯室回り:キッチンペーパー、布巾、手袋、スポンジ、ビニール袋、洗剤、漂白剤、殺菌用アルコールなど
  • お手洗い回り:芳香剤、トイレ用洗剤、ペーパータオル、トイレットペーパーなど

こうした消耗品についても、見直してみると良いかもしれません。

 

消耗品の削減をする前に…

まずは、現状でどの項目にいくらくらいの消耗品費が発生しているのかを算出することから始めてみましょう。そこでは、どれだけ削減したいのかをあらかじめ設定しておくことが重要です。

消耗品費の求め方は、(消耗品の購入にあてる金額)×(1-割引率)です。または、(消耗品の品目ごとに、その品1つにかかる単価)×(品目ごとの総量)でも算出できます。経費削減にきちんと取り組むのであれば、消耗品に毎月いくら発注していて、いくらくらいのペースで消費しているかを計算して把握しておかなければなりません。

 

消耗品の削減アイディア

消耗品費をカットしようとしても実際にはなかなか難しいかもしれません。では、具体的にどうしたらうまくいくのでしょうか。この章では、消耗品のコスト削減に役立つ5つのアイディアをご紹介します。

 

消耗品の管理体制を見直す

まずご紹介するアイディアは、消耗品の管理体制や契約内容を適正化することです。消耗品の管理担当者を定め、消耗品使用時は管理担当者の許可を必要とする仕組みにしましょう。社員が消耗品を好きなように使えるようにすると、社員の消耗品に対するコスト意識が薄くなりかねません。消耗品ももちろん個人の私物ではなく、会社の資産です。消耗品についての管理体制を適正化することで、社員の消耗品へのコスト意識が上昇し、経済的・効果的に使ってくれるようになるでしょう。

また、ステープラーや粘着テープなどの比較的に使用機会が少ない備品については、社員個々人に給付するのではなく、共同利用するのがおすすめです。初期費用も削減できるうえ、私的利用や紛失防止の効果もあるかもしれません。

 

消耗品の発注先を見直す

次にご紹介するアイディアは、消耗品の発注先を再検討することです。支出するときには一般に言えることですが、消耗品の発注先について相見積もりを実行し続けることが大切です。なぜならば、市場価格は常に変動するため、契約締結時の適正価格が現在でも適正とは限らないからです。長期にわたって固定した取引先から購入していると、市場価格よりも割高になっているかもしれません。ビジネス上の信頼関係は大事にしながら、こちらの経済的な事情もきちんと伝え、自社の利益を確保しましょう。

なお、消耗品の主な購買先にはオフィス通信販売と卸し・メーカーがあります。オフィス通信販売は小ロット発注ができて、翌日納品可などで便利ですが単価は高めです。一方、卸し・メーカーは発注日や頻度が固定で、小ロット発注は送料が必要ですが、単価は安めです。例えば、事務消耗品は急に在庫が不足する場合があるので、オフィス通信販売の小ロット発注が便利でしょう。一方、トイレットペーパーなど消費量が毎月一定の品は、卸し・メーカーでの大ロット発注で安くなるでしょう。

 

分散発注を行う

部署や品目ごとに消耗品の発注先が異なっている場合は集約することも大切です。通常は発注量と価格は反比例するため、1つの取引先にまとめて頼むと単価は下がることが多いでしょう。まず、自社の消耗品の発注は現時点でコストパフォーマンスが良いかどうかを調べてください。合理化の余地があると分かったら取引先を整理し、またそのタイミングで価格交渉を行うこともできるかもしれません。

先に述べた注文担当者を決めることのもう1つのメリットは、まとめ買いでオフィス消耗品の購入単価を安くできることです。事務消耗品では大容量の商品を販売していることがあり、注文日を決めることで1回当たりの注文額は増えます。また、オフィス消耗品は単価が安いため少額購入だと送料が必要ですが、まとめ買いであれば送料もカットできるケースもあります。

 

社員の意識改革を行う

消耗品削減への社員の意識改革にも励みましょう。社員のモチベーションを維持し、効果的にコストを削減するためには、その成果を数値化・言語化・可視化すると良いでしょう。具体的にはツールやアプリを利用したり、部署間で競わせたり、表彰したりする手法が考えられます。消耗品などのコスト削減のためには、しっかりと目標および計画を定めて、経営層をはじめ会社全体が1つになって向かうことが大切です。バラバラの方法にならないよう、組織で統一された経費削減マニュアルを作成する方法もあります。

もし社員に過剰な我慢を強いるだけだったり、不公平感が生まれてしまったりしては、改革は失敗しかねません。やらなくてはいけない理由をきちんと説明して納得してもらい、頑張った社員に対して適切なインセンティブを示すことが、成功のキーポイントになるでしょう。

経営サイドにとってコストカットは利益につながりますから、意欲的に取り組むケースが多いかもしれません。一方、社員サイドにとっては、直接的に給与や昇進に反映されないならばモチベーションは上がりません。かえって、経営サイドがコストカットを強調しすぎることで、社員サイドは意欲を失い、離職などにつながってしまう場合もあるでしょう。そのため、コストカットする意味と理由を明確に示さなければ、効果は期待できません。

ITツールの導入でコストカットを可視化するなど、コストカットの成果を数字で客観的にシェアできて、モチベーションが低下を防止しつつ実行していく仕組み作りも必要になるかもしれません。

特に消耗品の削減は、すぐには効果が見えにくいため、社員が成功まで続けられるような意識改革を行う必要があります。コツは、一気に進めるなどの無理はしないことです。小さなところから、できることを着実に積み上げていきましょう。

 

再利用を行う

最後にご紹介するアイディアは、消耗品でも1回使っただけで捨てたりせず、使えるものは再利用することです。例えば、自社内のみで閲覧する資料ならば、コピー用紙は片面だけでなく、裏紙も含めた両面を使うと良いでしょう。単純計算で紙代を最大半分に減らすことができます。また現在ではIT化が進み、ペーパーレスのオフィスも増えていますが、それでもコピー用紙を必要とする場面もたくさん残っているでしょう。

オフィスでは通常A4サイズのコピー用紙が一番よく使われており、A4コピー用紙の相場は1枚当たりおよそ0.7円。自社の規模によっても異なってはきますが、1日に1,000枚使うとしておよそ700円、1ヶ月に24営業日としておよそ16,800円、1年では20万1,600円が紙代に消費される計算になります。これがもし半額になったとすると、1年で10万円以上の経費節約になるのです。さらに、社内向けの文書であれば、白黒のみにしたり、ページ余白を最小限にしたり、図表を少なくしたり、文章表現を簡潔にしたり、無駄のないレイアウトを組んだりなどしても、紙代の節約になるかもしれません。

ちなみに、現在ではe-文書法によって領収書や契約書も電子化できるようになりました。可能な限りペーパーレス化を推進することで、経費にも環境に優しい会社になれるでしょう。ただし、コピー用紙の費用よりもコピー機の使用料金が高いので、コピー用紙の枚数よりも印刷回数を減らすと、もっと大きな効果が期待できます。

また、プリンターのトナーは、純正品は1本当たり4万円以上のものも少なくありません。一方、リサイクルのトナーは1本当たり1万2千円くらいです。プリンターの保証期間中に純正でないトナーを使うと、故障時に修理費がかかりますが、保証期間経過後にトナーをリサイクル品へ変えることでコストカットできます。

さらに、コピーや印刷をする際は、カラーではなくモノクロにすることで、1枚あたり10円ほどカットすることが可能です。ドライバー設定をモノクロ印刷にし、カラー印刷が必要なときだけ設定変更しましょう。さらに、両面印刷も初期設定にすることで、コピー用紙およびトナーを節約することもできます。

他にも、例えば事務以外の部署でもボールペンは必要不可欠な備品の一つです。しかし、インクが切れるたびに丸ごと新品に交換していたら経費はかさみます。単純計算してみると、社員1人当たり年間10本、1本100円のボールペンを消費するとして、従業員1,000人の企業とすると年間100万円にものぼります。改めて計算してみると、結構な費用になることが理解できるはずです。

そのため、ボールペン一つとっても毎回新品のボールペンに買い替えるのではなく、例えば一本50円の替え芯のみを更新して、年間50万円の節減になります。さらに、お客様用や重要書類ではない日常のメモ程度なら、100円均一店で10本セットのボールペンが売られていたり、インターネット上でもっと安いショップが見つかったりするため、上手に利用するとよいかもしれません。

最後にデスクや椅子、キャビネットなどは、会社全体では相当な金額にのぼる高い買い物です。外部のお客様などとの接点をのぞいては、中古品を安く仕入れることも、経費節減のために役立つでしょう。これらは小さなことですが、積み重ねれば相当な金額になりますし、社員のエコ意識が高まる効果も期待できます。ぜひ実行してみてください。

 

消耗品の削減は社内で行う?

ここまでご紹介したような消耗品の削減は、基本的には社内で行うケースが多いです。社内から優れたアイディアをインセンティブ付きで集めることで、社員のモチベーションを上げる方法も良いでしょう。

しかし、消耗品削減に際して、発注先との契約見直しなどが必要になることもあるかもしれません。その場合は、コスト削減サービスを利用するという手もあります。コスト削減サービスでは、削減したいコストについて、契約先との価格交渉をプロが代行してくれます。相手企業との信頼関係を維持したまま合理化してくれるので安心です。消耗品のコスト削減を検討している方は、ぜひ調べてみましょう。

 

まとめ

この記事ではオフィスの消耗品削減について、基本事項からお役立ちアイディアまでをご紹介しました。そして、もちろん知識も大切ですが、実際に社員に高い意識を持って実行してもらえるかが成功のポイントになります。単なる節約ではなく、意味のある目的を提示できればコスト削減は必ず効果を上げられるでしょう。