通信費とは?通信費削減のために企業ができること

通信費とは?通信費削減のために企業ができること

通信費とは、電話料金や郵便代金、FAX代金など、通信のために必要となった費用を指します。通信費はさまざまな方法で削減でき、今すぐに実践できる方法もたくさんあります。

そこでこの記事では、通信費の削減のために企業が今すぐ取り入れやすい方法や、企業が知っておくべき通信費削減のポイントについて紹介します。現在、通信費のコスト削減に悩まれている方はぜひ参考にしてください。

 

通信費とは?

通信費とは会社の運営をしているなかで発生する、電話料金や郵便代金などの通信のために必要とした費用を指します。通信費のなかには、宅急便の配達代金・はがき代・郵便切手代・携帯電話の代金などが含まれます。そのほか、インターネット関連の費用・FAX代・有料放送の視聴料なども該当し、企業によっては通信費が大きなウエイトを占めている場合も少なくありません。これらの経費は通信費という勘定項目で管理を行うのが一般的です。お客さまからの問い合わせ窓口などでフリーダイヤルを設定している場合、フリーダイヤルの代金も通信費として計上されます。

そんな通信費のなかでも特に費用がかかるのは携帯電話の料金です。従業員個人の携帯を仕事用と私用の両方で使っている場合は、仕事用での使用の割合に応じて通信費に計上する必要があります。近年ではインターネットが普及しており、インターネット接続料金の費用も軽視はできません。また、年末になると企業が取引先に出す年賀状などの費用も通信費として計上します。

 

通信費削減のために今すぐ企業ができること

通信費を削減するために企業が今すぐ行える工夫はどういったことが挙げられるでしょうか。まずは具体的な事例を確認して、できることから通信費削減をスタートさせましょう。

 

IP電話に切り替える

電話回線にはアナログ回線・ISDN回線・ADSL回線・IP回線などがあります。総務省は、従来のアナログ電話回線(PSTN)を、2025年をめどに廃止し、IP通信網へと置き換えるという方針を発表しました。これはPSTNを使用しているアナログ回線やISDN回線、ADSL回線といったサービスが2025年までに終了する可能性が高いことを示しています。そのため、いずれIP回線へと切り替えるための準備を企業は始めなければなりません。

IP回線を利用する電話には、Colt VoiceLINEやFUSION IP-Phoneなどのサービスがあります。これらは固定電話と比較すると基本料金が安く、通話の時間や距離に関係なく料金が一律である点がメリットです。頻繁に長距離通話や国際通話を行う企業であれば、通信コストの大幅な削減が見込めます。

 

固定電話会社の見直しをする

固定電話会社によって、それぞれ料金形態は異なります。一般的に、固定電話にかかる料金は「通話料金」「回線基本料金」「オプション料金」の3つから構成されます。電話会社によって基本料金は安いが通話料金が高い、基本料金は高いが通話料金が安いなど、それぞれ違った特徴を持っているため、自社に最適な固定電話会社を選定することが大切です。

まずは、自社における固定電話の使い方の確認を行い、それを参考にして最も安く利用できる電話会社に切り替えられないか検討しましょう。例えば、1ヶ月の通話料金が3万円を超える通話が多い企業であれば、基本料金が高くても通話料金が安いプランに切り替えられると総合的に費用を抑えられる可能性があります。

 

固定電話の回線数を見直す

固定電話を法人契約している場合、会社の規模が大きいと複数回線の契約をしているケースも少なくありません。企業規模が拡大して従業員が増えた場合など職場環境に合わせて回線数を増やすことは必要です。

ただし、企業体制が変わったり、従業員の数が減少したり、必要としている回線数が減少したら、忘れずに契約変更や解約を行うようにしましょう。例えば、固定電話の使用人数は10名なのに20回線契約しているケースが挙げられます。企業体制が変更になった際や年に1回など見直しのタイミングを作って、最適な回線数になっているか確認しましょう。

 

携帯電話のプランを変更する

契約をした際と現在で携帯電話の利用方法に変化があるケースもあります。個人で使用している携帯電話だと、頻繁に最適なプランに変更しているという方も少なくないはずです。通信費を削減するためには、最適な携帯電話のプランへの変更を検討しましょう。

例えば、通話時間が長い場合は通話し放題プランの活用がおすすめです。また、通話回数が多いものの1回あたりの通話時間が5分以内である場合は、5分以内なら通話し放題のプランに切り替える方法もあります。

長期間プランの見直しを行っていない場合や、すべての従業員が同じプランである場合などは余計な出費が発生している可能性が高いため、大きなコスト削減が見込めます。定期的にプランの見直しを行えば継続的なコスト削減を実現できるでしょう。

 

携帯電話のキャリアを変更する

通信費の削減という観点では通信キャリアの見直しも有効な手段です。大手キャリアだけでなく、格安SIMを利用するMVNOでも法人用プランを提供している企業はいくつかあります。MVNOの法人用プランに乗り換えることで、大手キャリアよりも安い利用料金で法人プランを利用することが可能です。

データ通信が多い場合は時間帯によって多少スピードが遅くなる場合もありますが、音質など通話に関して、そう大きな影響は出ないでしょう。

 

BYODを取り入れる

「BYOD(Bring Your Own Device)」は、企業が取り決めたルールにもとづいて、個人が所有する端末を業務に活用する方法です。今やビジネスにおいてスマートフォンなどのモバイル端末は欠かせないアイテムですが、社用端末の管理には大きなコストが発生します。そのため、個人の端末を業務で活用するBYODが注目されているのです。BYODを導入すれば端末の購入費用が減り、端末通信量の負担も軽くなります。さらに、端末を管理する人的コストも解消され、経費削減を実現できます。

 

電話のオプションを見直す

固定電話や携帯電話には多種多様なオプションが用意されています。何らかの必要があって選んでいる場合は問題ありませんが、知らない間に不要なオプションがついていて、余分な料金を支払いつづけているというケースも少なくありません。現在選択しているオプションを確認し、不要なものを外すだけでもコスト削減になります。

 

フリーダイヤルサービスを見直す

フリーダイヤルとは、一般的に0120または0800から始まる着信課金電話番号のサービスです。フリーダイヤルサービスは、多種多様な名称でさまざまな会社が提供しており、それぞれ基本料金や通話料金に違いがあります。そのため、現在の利用通話時間などを検証し、最適なプランを提供している会社のサービスに切り替えることで、フリーダイヤル代の削減ができます。

 

インターネット回線の見直しをする

インターネット回線の見直しも、すぐに効果を実感できるコスト解消施策の一つです。インターネット回線サービスは様々な種類があり、サービスによっては光電話やIP電話のセット割引が受けられたり、携帯電話の割引が受けられたりするものもあります。

こうしたことから、自社の状況に合わせた割引を行っているインターネット回線への乗り換えは、大幅なコストカットが期待できる手段と言えるでしょう。また、乗り換えは一度だけ行うのではなく、契約期間ごとに乗り換えを検討することで、さらなる通信費の削減が望めます。

 

プロバイダの見直しをする

インターネット回線を提供するプロバイダを見直すことでも、通信費の削減につながります。特にインターネットプロバイダに関しては、契約当時からずっと同じ業者に依頼したまま、一度も見直していないという企業も少なくありません。現在はインターネットが普及しているため、それに伴ってたくさんのプロバイダが多様なサービスを展開しています。

特に法人向けのプロバイダ選びの場合、回線の安定性や速度に加え、トラブルが発生したときのサポート体制がポイントとなります。データ通信量が小さいことによって業務に支障が出ることもあるため、費用の安さばかりを優先せず、契約する際は不要なオプションサービスが含まれていないかどうかも確認しましょう。

 

インターネットFAXに切り替える

FAX代金を減らすには、インターネットFAXサービスの利用がおすすめです。インターネットFAXとは、インターネット回線を通じてFAXデータの送受信ができるサービスで、パソコン・スマートフォンといった端末からデータを印刷せず、直接相手企業のFAXに出力することができます。受信したFAXはPDFなどにデータ化され端末上でいつでも確認できるうえに、回線はインターネット回線を利用するため、新たに電話回線を敷く必要もありません。

また、インターネットFAXであれば、維持コストやFAX機の乗り換えにかかるコストも抑えられます。FAX送受信の時に毎回行う印刷が不要になるため、ペーパーレスにも繋がるでしょう。近年はリモートワークを行う機会が増えてきているため、特にインターネットFAXサービスの利用がおすすめです。

 

企業が知っておくべき通信費削減のポイント

通信費を削減するといってもポイントを意識してコスト削減を実施しないと、思ったような効果が得られない場合があります。ここからは、企業が知っておくべき通信費削減のポイントを3つ紹介します。

 

契約期間や更新タイミングに注意する

別の携帯キャリアに乗り換えたり、別のプロバイダへと乗り換えたりする際は、契約期間をしっかりと確認しましょう。契約期間を考慮せずに途中で解約すると違約金が発生する場合があります。プロバイダの場合は一般的に2~3年ごとに契約を更新し、更新時期よりも前に解約をすると違約金が発生するケースが一般的です。違約金で余計な出費を発生させないためには、更新時期に合わせて解約を行わなければなりません。違約金の考え方がはっきりしない場合は契約先に確認を行うようにしましょう。

 

定期的に見直しを行う

携帯の料金プランなどは、意識して見直しを行いましょう。現在は次々と新しい料金プランやサービスが出てきているため、見直しを行ってその都度最適なプランを契約できれば通信費を削減できます。携帯電話であれば大手キャリアの公式サイトなどで最適な通信プランの診断を行えるので、手軽にぴったりの料金プランを見つけることが可能です。また、大手キャリアにこだわらず、格安SIMを提供するMVNOとの契約も有効な手段です。MVNOにおいても、新料金プランや新サービスがリリースされているため、定期的に最適なプランを見直すようにしましょう。

 

迷ったらコスト削減サービスを活用する

何から実践するべきか判断に迷う方、通信費削減をなかなかスタートできない方は、コスト削減サービスを活用しましょう。コスト削減サービスは、コンサルティング会社など、その道のプロフェッショナルが提供するサービスです。コスト削減を自社だけで行うには大きな負担がかかりますが、コスト削減サービスを活用すれば自社の負担を大幅に減らして費用削減を実現できます。

コスト削減サービスの多くはプランの策定から費用削減まで一貫したサービスを提供しており、工程のほとんどを任せられます。もちろん、定期的なコミュニケーションは必要ですが、会社の現状を正確に伝えることができれば十分なコスト削減を実現することが可能です。本業に集中しながらコスト削減を達成できることも、コスト削減サービスを活用するメリットでしょう。

また自社でコスト削減を行うと、専門的な知識の不足から、サービス品質の低下などのトラブルが発生してしまうリスクも軽視できません。コスト削減サービスを利用すれば専門家に担当してもらえるため、サービス品質を落とさずに余計なコストを削減できます。自社とは違う第三者のプロの視点から見直しを行ってもらえるため、気づけなかった視点や方法でコスト削減を実現できる点も、専門会社に依頼するメリットです。

 

まとめ

現在はビジネスにおいても携帯電話やインターネットなどが必要不可欠となっており、通信費は以前よりも発生しやすくなっています。通信費は毎月かかる費用のため、少しでも費用を削減しようとさまざまな工夫をされている企業も少なくありません。今回紹介したように通信費削減のために取り入れられる方法は数多くあります。通信費は必ず必要な費用だからこそ少しの工夫や見直しが大切です。今回紹介したアイディアのなか、自社でまだ実践していない方法があれば、ぜひ導入を検討してみましょう。